Un dels avantatges d'usar BrightSide Dossiers com eina de col·laboració són les notificacions per correu. Permeten mantenir al dia tothom interessat en un tema. Per exemple, qui ha fet la darrera actualització, què s'ha modificat i en quina fase del procés ens trobem.

Una de les queixes més habituals davant els formularis de temes, ha estat que es requereix una corba d'aprenentatge excessiva per personal extern, es a dir, col·laboradors. Per aquest motiu s'han fet alguns canvis a les notificacions d'activitat per temes i dossiers.

Canvis en les notificacions per correu i la interfície relacionada

• Els enllaços de les notificacions ja no porten a l'aplicació directament, sinó a una nova interfície més intuïtiva, on s'eliminen les funcionalitats més avançades i s'accentuen les bàsiques.
• Les pròpies notificacions inclouen més informació per eliminar la necessitat de moure's del correu. Entre d'altres, s'afegeix una cua amb l'històric d'activitat.
• S'augmenten les mides de les fonts, fent-les sensibles a diferents dispositius.
• Si la notificació fa esment a documents adjunts al tema, aquests s'adjunten també a la notificació.

Notificacions personalitzades

Tal i com ja es fa amb les pàgines on es mostren dades dels mòduls BrightSide, les llibreries Elephant estenen la separació de dades i format als correus de notificació. El format és editable des de la mateixa aplicació i fàcilment es poden afegir o treure dades.

Conclusió

Estem davant d'un dels canvis més significatius pel que fa a incorporar més usuaris al nostre entorn de col·laboració. BrightSide Dossiers és, com tot el software de la Fundació TiC, gratuït i està inclòs dins el BaaS que distribueix Turro.Org i tots els membres del Foundation Hub.

El visor de temes per fer o monitoritzar, Els meus temes, canvia de interfície i de prestacions.

Fulles de treball integrades

Les fulles de treball s'integren dins la vista de temes ocupant el primer lloc i sota l'epígraf Fulla de treball. La resta de temes es mostren a continuació en el mateix ordre de sempre.

Navegació per categories i dossiers

El visor de temes inclou ara un arbre de categories i dossiers per poder filtrar temes. Ja no cal obrir diàlegs de filtre.

Consultes de temes d'altres usuaris

Si es tenen els permisos adequats per veure dades pertanyents a una determinada categoria o dossier, un usuari pot consultar la fulla de treball d'altres usuaris, restringida a les categories i dossiers on tingui permís.

Primera aproximació a les taules datawarehouse

Ja és possible veure un preview del que serà el datawarehouse de dossiers. En l'actualitat només hi ha tres informes i la generació està poc optimitzada, però ja dóna una idea general de la càrrega de treball per responsable/informant.

BrightSide Financials permet ara fer encaixades de mans entre diferents clouds BaaS. Tal i com el nom apunta, handshake, la relació s'estableix entre dos contractes i cal que els responsables dels mateixos intervinguin en l'acord.

Un cop establert el handshake, el contracte que ha fet la petició pot enviar documents directament al contracte que ha acceptat.

Avantatges del documents rebuts via handshake

Els documents rebuts en aquest format no cal introduir-los, en obrir el document tindrà sempre les línies del document original i la data i numeració correctes. Si el document conté productes, el procés permet donar-los d'alta si no existeixen, o relacionar-los amb productes ja existents.

El resum de benvinguda a BrightSide mostra si hi han documents pendents de confirmar i un enllaç per obrir-los.

Enviant la petició

Obri un contracte de client i premi el botó de handshake . Se li demanarà l'adreça del BaaS del seu client. Un cop confirmada, la petició es guarda a la cua de hanshakes pendent de confirmació.

El botó de handshake mostra sempre l'estat de la relació entre contractes:

• clicar per conèixer l'estat
• relació activa
• pendent de confirmació
• relació trencada, contracte no actiu

Enviar un document

Quan el contracte permet l'enviament de documents via handshake, es mostra en la barra de botons:

Per enviar el document només cal prémer el botó i aquest mostrarà un missatge amb el resultat de l'acció i canviarà el color per mostrar l'estat de la relació.

Les noves capacitats de calendari de BrightSide arriben també a les llibreries Elephant.

Mostrant l'activitat

El calendari web que incorpora Elephant permet connectar amb els mòduls BrightSide com font d'esdeveniments. Les fonts actuals són:

• Els temes de BrightSide Dossiers:
• Inici
• Control
• Resolució
• Entrega
• Les entrades de BrightSide Publications
• Les accions de venda de BrightSide CRM:
• Data de l'acció
• Data final de l'acció

Per a tots els casos, el calendari permet discriminar quines fonts s'han de mostrar. Quan aplicable, es consulta l'atribut publicable de l'entitat mostrada.

Visor de detall sensible al visitant

Totes les entrades del calendari mostren un resum de l'esdeveniment. Aquest resum és sensible al usuari que està veient el calendari. Per posar un exemple, un tema de BrightSide Dossier seria vist així segons l'usuari:

• Un visitant no autenticat:
• Descripció del tema i breu resum de l'estat
• Un visitant autenticat sense permisos:
• Igual que un visitant no autenticat
• Un visitant autenticat amb permisos:
• Si no té cap participació:
• Igual que un visitant no autenticat
• Si participa directa o indirectament:
• Detall de l'activitat dins el tema: comentaris, canvis d'estat, adjunts
• Enllaç al tema dins l'àrea per membres
• Enllaç al tema dins l'aplicació

Un exemple d'un calendari d'activitat el podeu trobar a Calendari d'activitat Turro.Org

El calendari d'usuari exportat a d'altres calendaris

Qualsevol usuari BrightSide pot accedir al seu calendari d'activitat pendent des de l'aplicació. Un cop dins el calendari i usant la opció Copiar de la barra de botons, és possible exportar aquest calendari a, per exemple, calendaris Google.

Les noves característiques d'aquest calendari inclouen adreces d'accés directe a l'aplicació. Des de qualsevol calendari, amb un sol clic, es pot accedir a l'aplicació ja autenticat.

Intentant ser cada dia més útils

La darrera versió de BrightSide Dossiers arriba amb canvis importants. La majoria són millores que no afecten el pla de treball. Fulls de treball que sobre-escriuen els temes assignats a un usuari, visors per defecte a la web dels plans de treball, visors per defecte de les bases documentals associades a dossiers.

Les hores, un canvi a tenir en compte

Fins ara, quan donàvem una data d'inici, de control o d'entrega a un tema, es veia en els calendaris associat al dia i, per defecte, posat a les 8:00h. El mateix que passa amb l'avís dels temes assignats.

Les hores introdueixen un canvi important en els calendaris. En la nova versió, el tema es col·locarà en l'hora i minuts donats al afegir informació.

Més informació a donar

Un inconvenient clar pels habituats a donar dates de control és el fet d'haver d'introduir més informació. Per entendre la profunditat dels canvis, fixem-nos en l'informe rebut per correu dels temes assignats. Fins les versions anteriors no tenia cap importància l'hora de generació, donat que les dates de control es relacionaven amb el dia. Ara, si la data de control és posterior en l'hora, no sortirà al informe com a data sobrepassada.

El possible inconvenient en les dates de control és, en canvi, un gran avantatge en les dates d'inici i d'entrega. Ara és possible mostrar en els calendaris, tant l'intern com els exportats a altres entorns, el moment exacte en que es produeix en canvi d'estat del tema.

Molt aviat en el teu Cloud BaaS.