Categories

Les categories de dossiers permeten crear una estructura jeràrquica on assignar els dossiers i projectes que es vagin creant. Aquesta estructura té a més, un ordre jeràrquic real pel que fa als permisos d'usuari.

Les categories formen estructures d'arbre amb tantes branques com calguin. Els usuaris assignats a una categoria tindran els seus permisos propagats per a totes les branques inferiors. Les arrels són aquelles categories que no tenen una categoria pare.

Estructuració i bones pràctiques

L'ús de dossiers i projectes és prou transversal i adaptable com per a permetre crear arbres amb usos ben diferenciats. Un dels punts més feixucs és enfrontar-se a una estructura buida i projectar què necessitarem en el futur. Aquest epígraf és per ajudar a decidir quins són els nostres arbres.

Arrel de gestió i comptable

Aquesta arrel es crea automàticament quan s'utilitza la creació de temes i dossiers des de BS Financials. La categoria arrel es diu Financials i les branques són els tipus de contracte.

Els participants d'aquestes categories solen posar-se només a l'arrel i són part de l'administració de l'empresa.

L'ús immediat d'aquesta categoria és ordenar correctament les incidències produïdes per la relació comptable amb clients, proveïdors, col·laboradors, entitats tributàries i similars. Un exemple ràpid serien: la gestió d'impagats, les no-conformitats, els canvis en factures ja emeses, etc.

Les automatitzacions d'aquesta arrel creen les relacions pertinents entre:

  • Contracte i dossier, afegint com a subjecte de dossier al contractant.
  • Document i tema, donant nom al tema per poder identificar el document.

A més d'aquestes automatitzacions, és possible navegar del dossier al contracte, del tema al document i a l'inrevés.

Es recomana no modificar l'estructura creant items nous.

Tant categories d'aquesta arrel, com dossiers relacionats i temes d'aquests dossiers, haurien d'haver estat creats des de les opcions de crear dossier dins contractes i afegir tema dins documents.

Arrel d'àrees estratègiques

Tota activitat segueix estratègies que apunten a corregir-la i millorar-la. Un primer pas és descobrir quines són aquestes estratègies. En el cas d'una empresa de serveis, la categorització dels serveis probablement serveix. Per una empresa de fabricació, segurament seran les línies de treball que permeten que el producte es fabriqui i arribi al destinatari.

Oblidem el com

És important no intentar classificar aquest nivell pensant en si millorem, corregim o escalem, per posar tres exemples. Aquesta classificació la faran els temes un cop iniciem l'activitat.

Veurem aquestes categories com a grups de treball inter-empresa i dinàmics. Cadascuna d'elles podrà tenir els seus responsables i beneficiaris, oferents i observadors.

Els elements dins aquesta arrel solen ser projectes que compleixen els següents requisits:

  • Tenen un títol prou explicatiu.
  • Tenen un codi intern de projecte.
  • Tenen un objectiu entenedor i publicable.

Arrel d'estructura interna

L'arrel d'estructura interna conté dossiers i projectes que solen ser interessants només per a les parts implicades. Alguns exemples d'aquesta arrel serien:

  • Procediments interns.
  • Creació de documentació interna.
  • Gestió de personal.
  • Gestió d'impagats (usant un dossier per subjecte i els visors d'activitat transversal)
  • Gestió de packs d'hores (usant hores estimades per crear un tema per factura i hores reals per temes que consumeixin hores)

Els participants d'aquesta arrel solen ser els responsables de cada punt. La part externa interessada participa només en els dossiers que els hi pertoquen.

Les arrels i la seva visibilitat

La visibilitat no s'aplica a àrees restringides

Els usuaris participants de categories o dossiers veuran, en la seva àrea d'usuari, tots els elements on participen segons els seus permisos. Aquest epígraf fa referència a la publicació de les dades en espais no restringits.

Arrel

Visibilitat

Arrel de gestió i comptable

Aquesta arrel és privada. El possible accés que hi tinguin clients, proveïdors o col·laboradors s'hauria de gestionar via els temes i sempre aquells temes on participin directament, mai donar-los visibilitat per a tot.

Arrel d'àrees estratègiques

Aquesta arrel pot ser publicada, sempre que es consideri interesant que visitants o convidats puguin accedir a aquesta informació. Les parts concretes vindran controlades pels Visual elements .

Arrel d'estructura interna

No és recomanable publicar aquesta arrel. El contingut és accessible entre les parts interessades des de l'àrea d'usuari.

Filtres per a seleccionar una arrel

Arrel

Participants

Objectiu per a tercers

Publicable

Auto-registre

Arrel de gestió i comptable

  • Categories: Personal d'administració.
  • Dossiers: Cap.

No.

No.

No.

Arrel d'àrees estratègiques

  • Categories: Grups de treball amb usuaris interns i externs.
  • Projectes: Habitualment dinamitzadors, beneficiaris i oferents del projecte.

Sí.

Sí.

Millor usuaris auto-registrats.

Arrel d'estructura interna

  • Categories: Personal d'administració.
  • Dossiers/Projectes: Implicats directes.

No.

No.

Qualsevol cas val.

Versió per impresora
Català07/05/21 16:07#
Català08/05/21 18:29#