Les categories de dossiers permeten crear una estructura jeràrquica on assignar els dossiers i projectes que es vagin creant. Aquesta estructura té a més, un ordre jeràrquic real pel que fa als permisos d'usuari.

Les categories formen estructures d'arbre amb tantes branques com calguin. Els usuaris assignats a una categoria tindran els seus permisos propagats per a totes les branques inferiors. Les arrels són aquelles categories que no tenen una categoria pare.

Estructuració i bones pràctiques

L'ús de dossiers i projectes és prou transversal i adaptable com per a permetre crear arbres amb usos ben diferenciats. Un dels punts més feixucs és enfrontar-se a una estructura buida i projectar què necessitarem en el futur. Aquest epígraf és per ajudar a decidir quins són els nostres arbres.

Arrel de gestió i comptable

Aquesta arrel es crea automàticament quan s'utilitza la creació de temes i dossiers des de BS Financials. La categoria arrel es diu Financials i les branques són els tipus de contracte.

Els participants d'aquestes categories solen posar-se només a l'arrel i són part de l'administració de l'empresa.

L'ús immediat d'aquesta categoria és ordenar correctament les incidències produïdes per la relació comptable amb clients, proveïdors, col·laboradors, entitats tributàries i similars. Un exemple ràpid serien: la gestió d'impagats, les no-conformitats, els canvis en factures ja emeses, etc.

Les automatitzacions d'aquesta arrel creen les relacions pertinents entre:

• Contracte i dossier, afegint com a subjecte de dossier al contractant.
• Document i tema, donant nom al tema per poder identificar el document.

A més d'aquestes automatitzacions, és possible navegar del dossier al contracte, del tema al document i a l'inrevés.

Arrel d'àrees estratègiques

Tota activitat segueix estratègies que apunten a corregir-la i millorar-la. Un primer pas és descobrir quines són aquestes estratègies. En el cas d'una empresa de serveis, la categorització dels serveis probablement serveix. Per una empresa de fabricació, segurament seran les línies de treball que permeten que el producte es fabriqui i arribi al destinatari.

Veurem aquestes categories com a grups de treball inter-empresa i dinàmics. Cadascuna d'elles podrà tenir els seus responsables i beneficiaris, oferents i observadors.

Els elements dins aquesta arrel solen ser projectes que compleixen els següents requisits:

• Tenen un títol prou explicatiu.
• Tenen un codi intern de projecte.
• Tenen un objectiu entenedor i publicable.

Arrel d'estructura interna

L'arrel d'estructura interna conté dossiers i projectes que solen ser interessants només per a les parts implicades. Alguns exemples d'aquesta arrel serien:

• Procediments interns.
• Creació de documentació interna.
• Gestió de personal.
• Gestió d'impagats (usant un dossier per subjecte i els visors d'activitat transversal)
• Gestió de packs d'hores (usant hores estimades per crear un tema per factura i hores reals per temes que consumeixin hores)

Els participants d'aquesta arrel solen ser els responsables de cada punt. La part externa interessada participa només en els dossiers que els hi pertoquen.

Les arrels i la seva visibilitat

Filtres per a seleccionar una arrel