Pla d'implementació - Gestor de Projectes

Pla d'implementació de la plataforma col·laborativa per la gestió integral de la innovació

Composició del paquet

• Instal·lació i posta en marxa.
• Configuració del domini.
• Importació de dades (contactes, empreses, …)
• Customització (fonts, colors primaris, ...)
• Formació.
• Casos especials (formació, documentació i seguiment)
• Suport a la formació.
• Seguiment de l'ús de la plataforma.

Instal·lació i posta en marxa

La instal·lació de l'espai Cloud Baas, que allotjarà el Gestor de projectes. Els components que el composen són:

• Sistema operatiu (Centos)
• Base de dades (MySQL)
• Servidor d'aplicacions (JEE)
• Aplicació i mòduls del gestor de projectes (Elephant i BrigthSide)

Configuració del domini i customització

La creació i/o configuració el domini, segons sigui el cas, per l'accés a la plataforma via Internet. Aquesta configuració inclou la definició dels correus que s'utilitzaran per enviar les notificacions de la plataforma.

La configuració de les fonts i els colors primaris de l'espai dins plantilles adaptades als navegadors estàndard i dispositius mòbils.

Importació de dades

La importació dels contactes i les empreses a les bases de dades del gestor de projectes. S'inclou:

• El tipus de relació (soci, col·laborador, junta, administrador de la plataforma, …)
• La relació usuari amb la seva empresa.
• La forma de comunicació (correu, telèfon, …)

Formació

Es realitzarà una formació inicial i posteriorment s'entrarà en detall d'aspectes més avançats per tal de posar en marxa el funcionament de la plataforma per part dels usuaris i administradors.

• Base de contactes (usuaris, empreses, administradors, …)
• Base d'adjunts (documents relacionats amb projectes, usuaris, …)
• Base de projectes (comissions, projectes, intervencions, fites, …)
• Interacció amb els usuaris (noves idees, documentació, votacions, …)
• Convocatòries (creació, participants, calendari, …)
• Publicacions, news-letter, benvinguda (creació, subscriptors, …)

Casos especials

La detecció de casos especials, la creació de documentació al respecte i la formació i seguiment dels casos.

Suport a la formació

El suport a la formació que s'està donant, recordatoris i seguiment dels procediments per tal de garantir l'assimilació i conseqüentment l’us de totes les eines disponibles de la plataforma que contribuiran a l'èxit de l’us de la mateixa.

Creació de paquets formatius (vídeo-tutorials) tant pel personal d’staff del clúster com especialment pels usuaris finals de l'entorn col·laborariu.

Aquesta part és especialment important per garantir una utilització massiva i funcional de l'eina per part dels usuaris, que poden ser empreses, centres formatius, associacions, enginyeries, consultores i altres entitats vinculades al clúster.

Seguiment de l’ús de la plataforma

Un període de sis mesos, posteriors a la formació, de seguiment de l’ús de la plataforma:

• Va dirigit: a les persones presents en la fase de formació.
• Format: telèfon o vídeo conferència.
• Periodicitat: quinzenal

Com succeeix amb tota eina, aquesta resulta útil, funcional y efectiva en la mesura que s'utilitza correctament i de forma massiva pels usuaris pels que s’ha pensat i desenvolupat.

Amb aquesta finalitat i per tal de garantir un màxim aprofitament dels recursos contractats, s'establiran reunions periòdiques en les que donar seguiment al cas d’us de la plataforma. En aquestes es compartiran els casos d'èxit on s’ha implementat i s'està utilitzant exitosament aquesta eina. A l’hora s'anirà estudiant l'evolució el cas particular d'aplicació per tal de detectar i anar atenent les circumstàncies úniques i particulars a tractar per que l'implementació i us de la plataforma sigui un èxit, fent els ajustos, millores i accions necessàries.

Un període extensiu de sis mesos de seguiment actiu, posterior als sis mesos de seguiment, amb accés il·limitat a consultes via email per revisar periòdicament necessitats, dificultats i trobar solucions inclusives per fomentar i millorar la participació dels socis / usuaris de la solució:

• Va dirigit: a les persones presents en la fase de formació.
• Format: email
• Opció: webinar mensual de consultes, idees i solucions.

Full de ruta per la implementació exitosa en l'organització

Un període d'una setmana, posterior a la instal·lació i com a part de la formació, on es durant a terme les següents tasques:

• Configuració completa dels usuaris administradors:
• Relació amb el clúster, càrrec.
• Rols dins la plataforma.
• Alta i configuració de les diferents comissions o departaments:
• Participants i el seu rol dins la comissió.
• Alta i configuració de projectes referència:
• Descripció i fase.
• Participants i el seu rol dins el projecte.
• Alta d'ofertes.
• Definició de fites.
• Enviament de la Benvinguda a la plataforma:
• Missatge i documentació adjunta.
• Presentació de l’Àrea per membres.
• Convocatòria de comissió:
• Dades de convocatòria i calendari.
• Participants per comissió i/o projecte.
• Seguiment.