"Marco l'arxiu com compartit, els usuaris reben la notificació i podem començar a treballar. Però quan passa un temps, ja ningú troba res. És com si desaparegués la informació. Amés, mai està ordenat."

La sensació de desordre en arxius compartits

Els arxius compartits un a un, s'acumulen dins una carpeta del Drive anomenada Compartit amb mi. Una bona pràctica seria moure aquests arxius a l'estructura de directoris que tinguem creada. Això es pot fer sense por a crear duplicats, l'acció crea un enllaç a l'arxiu original. Tot i ser una bona pràctica, obliga a qui rep la notificació a entrar al Drive i posar-hi ordre. Quan la quantitat d'arxius a compartir és alta, no és una bona solució. Un altre efecte secundari de compartir arxius un a un i ordenar-los tan punt arriben, és que el directori on finalment s'ordenen no serà el mateix per a tots els usuaris. Quan es vulguin referir a un arxiu concret per la seva trajectòria, no podran.

Les carpetes compartides van també a parar a la carpeta Compartit amb mi. Hi van amb tota l'estructura que tingui creada i tots els arxius guardats. Les carpetes compartides també es poden moure a l'estructura pròpia, sense por a crear duplicats. Un avantatge de les carpetes compartides és que la ordenació que contenen és visible a tots els usuaris amb qui es comparteix. Qualsevol canvi d'estructura serà visible a tots. Qualsevol arxiu afegit, sigui quin sigui el propietari, serà visible en el punt on s'hagi afegit. Per a tothom igual.

Un desavantatge de les carpetes compartides, és que les notificacions de canvis funcionen molt diferent. Pot haver-hi activitat i no assabentar-nos de res. Per evitar això, el Drive disposa d'un icona de informació que obre una llista d'activitat. La llista mostra canvis, insercions, esborrats. Un resum de què s'ha fet i qui ho ha fet.

Resumint

Quan compartir arxius un a un

• Quan els arxius sobre els que es treballa són poca quantitat.
• Quan tenen un protocol d'inici i final clars.
• Quan el propietari deixa de compartir un cop assolit el final.
• Quan es fa un canvi de propietari, creador a receptor, i es deixa de compartir.

Quan compartir en carpetes

• Quan hi ha molta quantitat d'arxius.
• Quan és un grup de treball, més de dos.
• Quan l'ordre, directoris, sigui important.

Tinc que deixar de compartir un a un si comparteixo carpetes?

No, de fet, és una bona idea. Compartir arxius que ja són dins carpetes compartides. Es gaudeix de les avantatges de les notificacions, i l'arxiu queda ordenat. L'únic desavantatge és que la carpeta Compartit amb mi s'omple i no queda constància de si l'arxiu ja és dins una carpeta compartida.

Va bé saber...

• Els arxius tenen propietari, que és qui finalment pot decidir quan deixar de compartir un arxiu.
• Quan s'esborra un arxiu que han compartit amb tu, únicament deixa d'estar compartit amb la persona que l'ha esborrat.
• Quan s'esborra un arxiu dins una carpeta que han compartit amb tu, amb permís de modificar, l'arxiu s'esborra realment.
• La paperera que rep els documents esborrats és la del propietari de l'arxiu.
• Quan comparteixes un arxiu, aquest va a parar a una carpeta, ordenada per data, anomenada Compartit amb mi.
• Quan mous un arxiu de la carpeta Compartit amb mi a la estructura de carpetes del teu Drive, no es duplica l'arxiu, simplement es crea un enllaç a l'arxiu original.

Característiques del visor d'activitat

• El visor mostra l'activitat de l'usuari, no la del conjunt del sistema. Cada visitant veurà informació relativa als seus temes, incloent persones implicades.
• Les gràfiques tenen enllaços actius que porten directament a la base de coneixement i permeten veure el detall de l'activitat.
• Es mostren dades numèriques de participants, separades pel tipus de participació.

Dades segures, sensibles a qui les veu

BrightSide Dossiers, el mòdul que controla les dades de fons, manté en tot moment les dades mostrades dins els nivells de seguretat adequats a l'usuari. Es mostra allò que l'usuari pot veure, tant de temes com de persones amb les que ha mantingut alguna relació de feina.

Es manté també el nivell de permisos pel que fa a facilitar l'accés al nucli de l'aplicació.

Nova característica estàndard, out-of-the-box

La funcionalitat proporcionada pel visor d'activitat és una característica dels nous BaaS. Els usuaris de BaaS donaran la mateixa funcionalitat als seus clients, proveïdors i col·laboradors.

Des de les primeres versions de la interfície web per a temes, es va buscar facilitar la funcionalitat, amagant totes aquelles opcions complexes que portaven als usuaris primerencs a dubtar davant els formularis.

Un dels exemples d'aquesta simplificació és la manera en que es resolen les feines. De les múltiples opcions possibles s'escullen només dues: Solucionat i No es soluciona.

Segons les bones pràctiques per a temes, tal i com es descriu a Inici i final d'un tema, el correcte seria que el responsable resolgui i deixi a l'informant la responsabilitat de tancar el tema, un cop comprovat que està realment resolt.

La suma de simplificacions aplicada als formularis web per a temes, fa que els temes quedin tancats immediatament després de ser resolts. Una de les coses que s'aconsegueix amb aquesta simplificació és que el tema en qüestió desapareix d'els meus temes. L'informant rep el correu indicant que el tema s'ha resolt i cap nova acció es requerida. Molt fàcil, però...

Les comprovacions no són sempre possibles al moment

Una incidència pot estar resolta pel responsable, però qui l'ha reportat podria no tenir manera, o temps, d'executar la comprovació. Què ha de fer doncs? Guardar el correu notificant la resolució fins tenir temps de comprovar-ho?

Pendent de revisió

BS Dossiers afegeix un nou estat a la participació dins un tema. No és un estat del propi tema, sinó que afecta només als informants. La lògica que segueix és la següent: Quan un participant que no és l'informant tanca un tema, s'activa l'estat pendent de revisió per a l'informant del tema. Els usuaris amb temes pendents de revisió, veuran l'avís en el visor d'activitat Elephant per a BS Dossiers. Un tema pendent de revisió té una nova acció possible, Arxivar. Arxivar un tema pendent de revisió és, simplement, deixar de tenir-lo pendent, haver-lo revisat. Sense necessitat de estar guardant el correu de notificació.

Aquest dilluns s'ha produït un error en els enviaments d'activitat de dossiers. L'error afecta a tots els usuaris que utilitzen plantilles pels emails i que tenen la notificació prevista per dilluns abans de les 7:50h. Per la resta, el funcionament ha estat l'adequat.

Per què s'ha produït l'error?

L'error és degut a un canvi en les plantilles de correus per adaptar aquests a múltiples clients de correu. El canvi ja és visible en els notificadors de la feina per fer i els de canvis immediats.

Com actuar ara?

La correcció de l'error s'ha fet efectiva a les 7:50h. Tots els usuaris administradors que vulguin forçar l'enviament de nou han de anar a Eines -> Tasques programades -> Clicar sobre Notificador de dossiers -> Guardar i executar.

Disculpeu les molèsties

Les darreres modificacions del mòdul de publicacions mantenen la compatibilitat descendent, a l'hora que milloren clarament les capacitats de la sintaxis wiki.

Canvi de repositori per defecte

El repositori per defecte per arxius d'imatges, PDFs, etc. era fins ara comú a totes les publicacions. Quan la quantitat d'imatges era gran, l'usuari havia d'estar atent i crear tants directoris com publicacions per evitar el descontrol.

En aquesta versió, es manté el repositori comú, però es crea un nou repositori únic per publicació. Aquest repositori surt, amés, en les pestanyes de la publicació.

Funcionalitat afegida per imatges

Dins els templates, s'ha afegit una convenció de directoris amb una determinada funcionalitat.

• Les imatges a l'arrel s'afegeixen manualment.
• Les imatges del directori topmost surten després del títol, ocupant tot l'ample.
• Les imatges del directori priorized surten després del sumari, ocupant tot l'ample.
• Les imatges del directori included surten al final del cos, ocupant la meitat de l'ample.

Tant les topmost com les priorized es veuen en el llistat. Les included només quan es veu la publicació sencera.

De la mateixa manera, les topmost i les priorized s'envien dins la notificació per correu.

Nou template per publicacions

Ara és més fàcil configurar el format de correu per publicacions. Les plantilles es troben a templates-mail/content i es poden sobre-escriure amb el sistema habitual de afegir /site.

El que vindrà

El canvi de sistema d'enviament permetrà crear convencions per arxius adjunts, com per exemple els PDFs. D'aquesta manera serà més fàcil decidir si crear arxius de descàrrega o enviar-los directament per correu.