Google Drive, com compartir i evitar la sensació de desordre

"Marco l'arxiu com compartit, els usuaris reben la notificació i podem començar a treballar. Però quan passa un temps, ja ningú troba res. És com si desaparegués la informació. Amés, mai està ordenat."

La sensació de desordre en arxius compartits

Els arxius compartits un a un, s'acumulen dins una carpeta del Drive anomenada Compartit amb mi. Una bona pràctica seria moure aquests arxius a l'estructura de directoris que tinguem creada. Això es pot fer sense por a crear duplicats, l'acció crea un enllaç a l'arxiu original. Tot i ser una bona pràctica, obliga a qui rep la notificació a entrar al Drive i posar-hi ordre. Quan la quantitat d'arxius a compartir és alta, no és una bona solució. Un altre efecte secundari de compartir arxius un a un i ordenar-los tan punt arriben, és que el directori on finalment s'ordenen no serà el mateix per a tots els usuaris. Quan es vulguin referir a un arxiu concret per la seva trajectòria, no podran.

Les carpetes compartides van també a parar a la carpeta Compartit amb mi. Hi van amb tota l'estructura que tingui creada i tots els arxius guardats. Les carpetes compartides també es poden moure a l'estructura pròpia, sense por a crear duplicats. Un avantatge de les carpetes compartides és que la ordenació que contenen és visible a tots els usuaris amb qui es comparteix. Qualsevol canvi d'estructura serà visible a tots. Qualsevol arxiu afegit, sigui quin sigui el propietari, serà visible en el punt on s'hagi afegit. Per a tothom igual.

Un desavantatge de les carpetes compartides, és que les notificacions de canvis funcionen molt diferent. Pot haver-hi activitat i no assabentar-nos de res. Per evitar això, el Drive disposa d'un icona de informació que obre una llista d'activitat. La llista mostra canvis, insercions, esborrats. Un resum de què s'ha fet i qui ho ha fet.

Resumint

Quan compartir arxius un a un

• Quan els arxius sobre els que es treballa són poca quantitat.
• Quan tenen un protocol d'inici i final clars.
• Quan el propietari deixa de compartir un cop assolit el final.
• Quan es fa un canvi de propietari, creador a receptor, i es deixa de compartir.

Quan compartir en carpetes

• Quan hi ha molta quantitat d'arxius.
• Quan és un grup de treball, més de dos.
• Quan l'ordre, directoris, sigui important.

Tinc que deixar de compartir un a un si comparteixo carpetes?

No, de fet, és una bona idea. Compartir arxius que ja són dins carpetes compartides. Es gaudeix de les avantatges de les notificacions, i l'arxiu queda ordenat. L'únic desavantatge és que la carpeta Compartit amb mi s'omple i no queda constància de si l'arxiu ja és dins una carpeta compartida.

Va bé saber...

• Els arxius tenen propietari, que és qui finalment pot decidir quan deixar de compartir un arxiu.
• Quan s'esborra un arxiu que han compartit amb tu, únicament deixa d'estar compartit amb la persona que l'ha esborrat.
• Quan s'esborra un arxiu dins una carpeta que han compartit amb tu, amb permís de modificar, l'arxiu s'esborra realment.
• La paperera que rep els documents esborrats és la del propietari de l'arxiu.
• Quan comparteixes un arxiu, aquest va a parar a una carpeta, ordenada per data, anomenada Compartit amb mi.
• Quan mous un arxiu de la carpeta Compartit amb mi a la estructura de carpetes del teu Drive, no es duplica l'arxiu, simplement es crea un enllaç a l'arxiu original.