La nova versió de BrightSide Dossiers porta el nou tipus de dossier: Projecte. Junt amb el nou tipus, els usuaris podran veure en l'apartat Dossiers del menú web, Els meus Projectes. El nou visor es composa de dos navegadors principals, categories i fases.

Novetats per a projectes

Quan s'indica que un dossier és un projecte, la fitxa de dossier canvia per mostrar les noves característiques de projecte. Apart d'un conjunt de camps, la més important és la fase de projecte. Aquesta substitueix l'estat del dossier en la barra d'eines i defineix un conjunt d'accions possibles en el visor web. Per exemple, mentre un projecte és una Idea o està a la Incubadora, els usuaris registrats poden demanar participar-hi. La forma de participació la aprèn d'altres participacions a projectes. En la fase de Concurs, els usuaris ofertants podran pujar ofertes directament al projecte.

Pel que fa a les participacions a projecte, els usuaris poden fer-ho usant els estàndard Beneficiari, Oferent o Coordinador. Els projectes també tenen la figura del Dinamitzador.

Pel que fa a les ofertes, són temes tipus Proposta usant la agrupació Oferta.

Els projectes poden configurar fàcilment les fitxes d'obertura i tancament per formar part del propi projecte, i no com document adjunt. Cadascuna de les fitxes pot tenir tants apartats com necessiti.

Novetats per a dossiers

Els dossiers en general es beneficien de les noves característiques de projectes. Per exemple, les agrupacions de temes són també vàlides per a dossiers. I les participacions d'usuaris amb discriminadors.

La configuració de descriptors per a crear fitxes de dossier són també una nova característica que els projectes porten al mòdul.

Conclusió

BrightSide Dossiers dóna un nou pas per aconseguir que la documentació de projectes estigui dins un mateix entorn, configurable, escalable i sota el control de l'usuari final.

Característiques del visor d'activitat

• El visor mostra l'activitat de l'usuari, no la del conjunt del sistema. Cada visitant veurà informació relativa als seus temes, incloent persones implicades.
• Les gràfiques tenen enllaços actius que porten directament a la base de coneixement i permeten veure el detall de l'activitat.
• Es mostren dades numèriques de participants, separades pel tipus de participació.

Dades segures, sensibles a qui les veu

BrightSide Dossiers, el mòdul que controla les dades de fons, manté en tot moment les dades mostrades dins els nivells de seguretat adequats a l'usuari. Es mostra allò que l'usuari pot veure, tant de temes com de persones amb les que ha mantingut alguna relació de feina.

Es manté també el nivell de permisos pel que fa a facilitar l'accés al nucli de l'aplicació.

Nova característica estàndard, out-of-the-box

La funcionalitat proporcionada pel visor d'activitat és una característica dels nous BaaS. Els usuaris de BaaS donaran la mateixa funcionalitat als seus clients, proveïdors i col·laboradors.

Des de les primeres versions de la interfície web per a temes, es va buscar facilitar la funcionalitat, amagant totes aquelles opcions complexes que portaven als usuaris primerencs a dubtar davant els formularis.

Un dels exemples d'aquesta simplificació és la manera en que es resolen les feines. De les múltiples opcions possibles s'escullen només dues: Solucionat i No es soluciona.

Segons les bones pràctiques per a temes, tal i com es descriu a Inici i final d'un tema, el correcte seria que el responsable resolgui i deixi a l'informant la responsabilitat de tancar el tema, un cop comprovat que està realment resolt.

La suma de simplificacions aplicada als formularis web per a temes, fa que els temes quedin tancats immediatament després de ser resolts. Una de les coses que s'aconsegueix amb aquesta simplificació és que el tema en qüestió desapareix d'els meus temes. L'informant rep el correu indicant que el tema s'ha resolt i cap nova acció es requerida. Molt fàcil, però...

Les comprovacions no són sempre possibles al moment

Una incidència pot estar resolta pel responsable, però qui l'ha reportat podria no tenir manera, o temps, d'executar la comprovació. Què ha de fer doncs? Guardar el correu notificant la resolució fins tenir temps de comprovar-ho?

Pendent de revisió

BS Dossiers afegeix un nou estat a la participació dins un tema. No és un estat del propi tema, sinó que afecta només als informants. La lògica que segueix és la següent: Quan un participant que no és l'informant tanca un tema, s'activa l'estat pendent de revisió per a l'informant del tema. Els usuaris amb temes pendents de revisió, veuran l'avís en el visor d'activitat Elephant per a BS Dossiers. Un tema pendent de revisió té una nova acció possible, Arxivar. Arxivar un tema pendent de revisió és, simplement, deixar de tenir-lo pendent, haver-lo revisat. Sense necessitat de estar guardant el correu de notificació.

Què es pot veure?

La base de coneixement BrightSide es genera utilitzant la feina del dia a dia. Les incidències, les accions de millora, les preventives, les correctives. Les preguntes més freqüents, les bones pràctiques. Les tasques.

La base de coneixement no requereix ordenació prèvia, ni bones descripcions. Simplement aprofita tot el que li han dit per després mostrar-ho.

Qui ho pot veure?

La base de coneixement utilitza criteris de funcionament diari per establir qui pot veure la informació. També permet forçar la publicació a la base, de elements no directament públics.

Un usuari podrà veure:

• Tota la informació en la que ha participat.
• Tota la informació que pengi de dossiers on té permís de consulta (propietari o veure tots els temes).
• Tota la informació que pengi de categories on té permís de consulta (propietari o veure tots els temes).
• Tota la informació de dossiers que pengin de categories amb l'atribut Base de coneixement activat.

Com es pot veure, la base de coneixement no queda restringida al que es considera publicable, ni a allò en el que s'ha participat. La base varia el seu abast segons l'usuari, ajudant-lo a aprendre sense distraccions.

Com accedim a la base?

La base de coneixement és dins el mòdul de BrightSide Dossiers i en la barra d'eines. També té una interfície web, adaptable a dispositius mòbils, per poder ser consultada des de qualsevol lloc.

Cal ser un usuari registrat. Si és un usuari sense permisos i cap categoria ha estat marcada com Base de coneixement, la llista de resultats sempre estarà buida.

La interfície de l'aplicació té diferents filtres per afinar la cerca:

• Arbre de categories i dossiers, mostra l'estructura jeràrquica de l'activitat i permet seleccionar per filtrar.
• Usuari participant, pot ser informant, responsable, QA o assistent.
• Tipus de consulta, pot ser No Conformitat, Acció correctiva, Acció de millora, Característica, Tasca, Pedaç, Pregunta, Acció preventiva, Document i Bona pràctica.
• Estat de les dades consultades, pot ser Nou, No hi ha prou informació/material, Iniciat, Reobert, Demanada reunió, Congelat, Resolt, Verificat i Tancat.
• Text de cerca, és el text que es buscarà en els títols i l'activitat generada.
• Límit de resultats, posat per defecte a 300 per cerca.

Els resultats són enllaços per accedir a tot el registre d'activitat, incloent també tota la traça.

Un dels avantatges d'usar BrightSide Dossiers com eina de col·laboració són les notificacions per correu. Permeten mantenir al dia tothom interessat en un tema. Per exemple, qui ha fet la darrera actualització, què s'ha modificat i en quina fase del procés ens trobem.

Una de les queixes més habituals davant els formularis de temes, ha estat que es requereix una corba d'aprenentatge excessiva per personal extern, es a dir, col·laboradors. Per aquest motiu s'han fet alguns canvis a les notificacions d'activitat per temes i dossiers.

Canvis en les notificacions per correu i la interfície relacionada

• Els enllaços de les notificacions ja no porten a l'aplicació directament, sinó a una nova interfície més intuïtiva, on s'eliminen les funcionalitats més avançades i s'accentuen les bàsiques.
• Les pròpies notificacions inclouen més informació per eliminar la necessitat de moure's del correu. Entre d'altres, s'afegeix una cua amb l'històric d'activitat.
• S'augmenten les mides de les fonts, fent-les sensibles a diferents dispositius.
• Si la notificació fa esment a documents adjunts al tema, aquests s'adjunten també a la notificació.

Notificacions personalitzades

Tal i com ja es fa amb les pàgines on es mostren dades dels mòduls BrightSide, les llibreries Elephant estenen la separació de dades i format als correus de notificació. El format és editable des de la mateixa aplicació i fàcilment es poden afegir o treure dades.

Conclusió

Estem davant d'un dels canvis més significatius pel que fa a incorporar més usuaris al nostre entorn de col·laboració. BrightSide Dossiers és, com tot el software de la Fundació TiC, gratuït i està inclòs dins el BaaS que distribueix Turro.Org i tots els membres del Foundation Hub.