El bon informant

Per a ser un bon informant cal tenir en compte que la persona que rebrà la informació no és dins el context on aquesta s'ha donat. El que segueix és una petita guia pel bon informant:

Omplir el sumari del tema

El sumari és el que surt en els llistats, el primer que es veu del tema. Per això la descripció que es doni en el sumari és la que identificarà el tema.

• Malament: El procés falla.
• Bé: El procés de cerca s'atura en el pas 5 donant l'error 60789.

Incloure informació relacionada amb el tema

Es bo incloure en el comentari els recursos usats, possibles versions o números de sèrie. També està bé posar la periodicitat en que es reprodueix el tema.

Si es coneix, és una bona pràctica incloure un pas a pas per reproduir el cas. També què és el que s'esperava que fes.

Si hi han arxius relacionats, com PDFs, còpies de pantalla... és bo adjuntar-los al tema. Les còpies de pantalla s'haurien de adjuntar en format imatge (JPG, PNG...) ja que així son visibles sense necessitat de descarregar-les.

Fer cas dels missatges que vagi generant el tema

Un cop iniciat, un tema anirà generant missatges segons informin els participants. Un bon informant farà cas d'aquests missatges i prendrà les accions pertinents.

• El responsable respon amb No hi ha prou informació: L'informant haurà de donar la informació requerida i reobrir el tema.
• El responsable respon amb una resolució: L'informant acceptarà la resolució tancant el tema o la rebutjarà reobrint-lo.

És important incloure comentaris en cada canvi d'estat, per fer més fàcil la interpretació del canvi.

No fer copiar-i-enganxar

La informació cal interpretar-la i després escriure el que s'ha entès. Copiar-i-enganxar només pot portar confusió.

Evitar posar noms de persones que no intervinguin

Cal evitar l'esment a persones que no intervinguin en el tema, ja des d'un bon principi. Qui vulgui, o pugui, participar, ja ho farà pel seu compte.

No copiar-i-enganxar text que vingui d'altres converses i que contingui noms de persones. Evitar els 'tal ha dit'.

El bon responsable

Un bon responsable és aquell que resol els temes ràpida i eficaçment. Però també és aquell que detalla el motiu del problema i com ha arribat a solucionar-lo. Saber quin era el problema i què s'ha fet per resoldre'l pot ser de gran utilitat per a l'informant.

Mantenir les formes, per sobre la tensió de la feina

No cal ser educat (salutacions, abraços, etc.) ni fer comentaris punyents. L'ideal és provar a ser sintètic en les descripcions, sense afegir qüestions personals.

Hi ha moments, però, en que la defensa d'un tema pot portar a parlar d'estats d'ànim, molèsties i d'altres similars. És en aquests moments on un punt d'educació ho agrairan tots els implicats.