BrightSide Attachments és el mòdul de base documental. El motiu pel qual s'anomena d'adjunts és perquè permet bases documentals associades a entitats. La base d'adjunts se separa en dos grans tipus, els adjunts pròpiament dits i els fitxers.

Motivació

La categorització de documents segons l'origen, el tipus, les dates i d'altres atributs és un dels grans esculls de les bases documentals. BS Attachments soluciona bona part del problema en automatitzar el procés de crear espais per a documents allà on aquests es generen. Contactes, dossiers, temes, contractes, factures, són exemples d'espais complets de base documental pròpia.

Tot i formar bases documentals separades, el sistema usat per la base d'adjunts, en qualsevol de les modalitats, permet una arrel comuna, visible pels administradors, que facilita la localització dels documents.

Els tipus

BS Attachments se separa en dos grans tipus: Adjunts i Fitxers. Alhora, Fitxers ho fa en dos subtipus: Publicables i Privats. Malgrat la diferència en el nom, tots els tipus són adjuntables.

Tots els tipus d'adjunts poden ser visualitzats a Elephant Web. La diferència principal és que només els Fitxers Publicables són accessibles directament, la resta fan servir visors específics que controlen permisos i activitat. L'ús dels directament publicables és, principalment, imatges, galeries d'imatges i documents públics. Els Adjunts i Fitxers Privats s'usen per a documents privats on els permisos determinen l'accés per part d'usuaris.

Comparativa

El mòdul d'adjunts utilitza convencions per automatitzar l'ús de la base documental dins altres mòduls BrightSide.

Dossiers

L'atribut de participació Veure tots els adjunts controla que el participant vegi o no adjunts amb la propietat publicable.

Per dossiers amb visor públic a la web, la propietat publicable controla si l'arxiu es mostra.

Carpetes segons participació

Quan els participants a dossier ho fan usant els atributs de participació, és possible crear carpetes visibles només pel tipus de participació. Per activar aquest mecanisme es prefixe la carpeta amb el símbol #. El format és #participació, sent participació el nom de l'atribut.

Carpetes segons discriminador

Quan el participant té definit un discriminador, és possible crear carpetes visibles només pels participants amb el mateix discriminador. Per activar aquest mecanisme es prefixe la carpeta amb el símbol #. El format és #discriminador, sent discriminador el valor posat en aquest camp.

Per permetre que un participant pugui veure totes les carpetes amb el prefix #, la propietat discriminador seria *.

Carpetes segons rol

El rol dels participants a dossier pot ser usat com a discriminador de carpetes. Funciona igual que Carpetes segons discriminador sent el discriminador el rol de la participació.

Temes

Per temes amb visor públic a la web, la propietat publicable controla si l'arxiu es mostra.

Contractes

L'atribut publicable controla quan es mostren els documents adjunts al subjecte del contracte, dins els visor de contractes.

Quan s'envia un document per email, l'atribut publicable controla quins documents s'adjunten en el email. La convenció és Mail/[Tipus document]/[Arxiu]. Per exemple, si vol que un document s'envií conjuntament amb les factures d'un determinat contracte, segueixi els següents passos:

1. Obri el contracte
2. Vagi a la pestanya Adjunts
3. Creï la carpeta Mail si no existeix
4. Creï la carpeta Factura si no existeix
5. Pugi l'arxiu que vol adjuntar dins aquesta darrera carpeta
6. Asseguris que la propietat publicable és certa (icona )

Documents

L'atribut publicable controla quan l'adjunt s'envia per email conjuntament amb el document. Per exemple, si té documents relacionats amb una factura i vol que s'enviïn pel correu que genera BrightSide, segueixi els següents passos:

1. Obri el document
2. Vagi a la pestanya Adjunts
3. Pugi l'arxiu que vol adjuntar
4. Asseguris que la propietat publicable és certa (icona )
5. Premi el botó Enviar document

És possible modificar el comportament de l'arbre d'adjunts què es mostra a la web.

Condicions de només lectura

Es crea el context quan la carpeta s'anomena /#ROT (Read Only Terms). Els arxius d'aquesta carpeta seran descarregables només si s'accepta el text contingut dins l'arxiu /_internal/terms/content/rot.txt.

No cal ser usuari registrat. No queda registre de l'acceptació.

Petició de descàrrega

L'atribut Requereix acceptació controla l'accés a l'arxiu. Inicialment és Prohibit. Els usuaris autenticats podran crear una petició de lectura, adjuntant el motiu pel que volen l'arxiu. La petició s'envia a l'usuari que ha pujat l'arxiu, que és qui l'ha d'acceptar. Mentre la petició no és acceptada, l'usuari veu l'estat de Pendent. Un cop acceptada la petició, l'usuari veu l'estat Acceptat i ja pot descarregar l'arxiu.

Els usuaris reben correus en els canvis d'estat. Queda registre del moment de la petició i el moment de l'acceptació. Les descàrregues, al ser un circuit per a usuaris registrats, queden en el registre de l'arxiu i del sistema.

Específic PDFs

Marca d'aigua

L'atribut Marca d'aigua controla que la descàrrega la faci un usuari registrat. L'arxiu que s'entrega conté el nom de l'usuari com a marca d'aigua a totes les pàgines del document.

Si la descàrrega és anònima, l'arxiu és buit.

Els Fitxers són una part de BrightSide Attachment. A diferència d'adjunts, basats en bases de dades, fitxers són directoris i arxius reals.

Els fitxers se separen en dues categories.

Publicables

Són arxius que podran ser llegits directament pels navegadors d'internet. Publicables és útil per imatges o documents dels quals no necessitem un registre d'activitat.

Privats

Són arxius accessibles només des de navegadors BrightSide Attachment amb l'excepció dels components [ Deliverables, Documentation ] .

Usant els fitxers publicables de les entitats BrightSide és possible crear galeries d'imatges. La distribució estàndard inclou un template que segueix les següents convencions per crear galeries.

Galeries d'imatges a partir de Fitxers

Les imatges tindran com extensió .jpg o .png en minúscules.

Dins Fitxers -> Publicables, es busca el directori gallery. Si existeix, totes les imatges dins aquest directori formen una galeria.

Galeries amb nom

Dins el directori gallery és possible crear sub-directoris amb imatges. Les galeries creades usant aquests sub-directoris tindran com a nom el nom del directori.