Temes

Els temes de BrightSide Dossiers apunten accions concretes a una resolució final.

Els temes son un sistema de seguiment. El seu principal objectiu és reunir els defectes, millores, característiques i similars, i redirigir-los a responsables. Per l'usuari, constitueix una eina per solucionar, millorar o realitzar qualsevol objectiu, alhora que reuneix tota l'informació en un sol lloc.

Els atributs d'un tema

Participants

Informant

L'informant és que qui va crear el tema, ja sigui donant-lo d'alta o informant del mateix. Durant la vida del tema, d'altres podran inserir comentaris o obtenir funcions específiques.

Responsable

El tema necessita un responsable. En cas de no indicar quin és, el sistema assigna a la persona que dona d'alta el tema. Responsables són els que poden resoldre el problema, o tenen intenció de fer-ho.

Control de qualitat

Els temes amb un control de qualitat assignat, tenen un pas més a cobrir dins el flux del tema: la verificació. Només el contacte assignat com a QA és qui pot verificar la resolució.

Assistent

No té cap responsabilitat. Només rep informació de com avança el tema i pot afegir comentaris.

Inici i final d'un tema

El tema no necessita de l'existència del control de qualitat, així com qui verifica o tanca els temes. No és important, ja que tots els implicats en el tema seran sempre notificats dels canvis.

Sense QA.

L'informant obre un tema.
El responsable l'accepta.
S'intercanvia informació... (Incidències, comentaris, etc.)
El responsable resol el problema.
L'informant tanca el tema o si no hi està d'acord, el reobre.

Amb QA.

L'informant obre un tema.
El responsable l'accepta.
S'estableix un QA.
S'intercanvia informació... (Incidències, comentaris, etc.)
El responsable resol el problema.
El QA verifica la resolució.
L'informant tanca el tema o si no hi està d'acord, el reobre.

En pràctica habitual que el responsable faci el pas de resoldre conjuntament amb el de tancar el tema. Quan es fa així, l'usuari informant veu els temes tancats com a pendents de repassar. Aquest estat és únicament visible per l'informant. Un cop repassat, el tema es pot arxivar, que és el mateix estat on estaria si l'hagués tancat l'informant.

Visors de temes

Els temes poden veure's com a llistat d'activitat d'un dossier. Per a dossiers amb molta activitat, aquest tipus de visor té poca utilitat. També és poc útil per a trobar temes concrets quan es desconeix a quin dossier han estat associats. Per a resoldre les diferents necessitats que adrecen els temes, el mòdul de dossiers dóna diferents visors de temes.

Els meus temes

El visor de Els meus temes dóna una visió global dels temes pendents, sigui dins el context de dossier, de categoria o total.

Els meus temes s'ordena per estats, prioritats i tipus, sent sensible a la persona que ho consulta. Dins l'ordenació es contemplen les agrupacions Data sobrepassada, Per fer, Per supervisar, Reunió demanada, Per venir i Congelats. Un mateix tema seria dins Per fer si ho consultés el responsable i dins Per supervisar si ho fes l'informant.

Els temes dins l'agrupació Per venir es mostren junt amb el motiu que els fa futuribles. Sigui la data d'inici o que depenguin de l'inici o finalització d'un altre tema.

El visor de Els meus temes és el recomanat pel treball del dia a dia. Mostra sempre quins són els temes que l'usuari autenticat té per fer, sense necessitat d'haver d'interpretar els estats.

Kanban

És un subconjunt de les opcions que dóna Els meus temes i es mostra en tres columnes: Per fer, En progrés i Fet. El visor Kanban del mòdul de dossiers dóna per fets aquells temes resolts i encara no tancats. Degut a la quantitat de temes que es podrien crear dins un sol dossier, no té massa sentit mostrar els temes ja tancats.

El visor Kanban és una simplificació que pot ser útil també pel dia a dia.

Visor de tasques

Mostra els temes com un llistat de temes, podent seleccionar veure només els oberts. La diferència del llistat normal és que mostra d'una manera molt clara quins són els temes que depenen de la terminació o l'inici d'altres.

El Visor de tasques està pensat per a la planificació de tasques. Principalment quan aquestes van lligades a subtasques.

Gantt

Genera una gràfica Gantt amb les dades dels temes. Quan no s'han assignat hores estimades, li assigna 1 hora al tema. Si hi ha hores reals, ho mostra en una barra sobreposada.

El Gantt és una representació gràfica de les tasques. També està pensat per a la planificació.

Graph

Genera un graph amb les relacions del temes. La diferència amb el visor de tasques és que permet amagar els temes que no siguin fites, facilitant la tasca de treballar arbres complexes amb fites.

Els Graph són una representació gràfica de les relacions entre temes. Ideal per a projectes controlats per fites.

Guia d'estats

Estat	Establit per	Timming	Explicació
NOU	Automàticament	Responsable, QA	Estat inicial del problema. L'informant ha omplert els camps.
INCOMPLET	Responsable	Informant	El responsable pensa que no hi ha prou informació per començar.
COMENÇAT	Responsable	Responsable	El responsable ha acceptat la qüestió. A partir d'ara, ell és l'únic que es preocupa per l'estat de la qüestió.
REOBERT	Informant, QA	Responsable, QA	Qualsevol tema pot ser reobert si l'informant o el QA creuen que no està ben resolt.
REUNIÓ	Informant, QA, Responsable	Informant, QA, Responsable	Algú ha demanat una reunió. Es congela el tema fins que es canvií l'estat.
CONGELAT	Informant, QA, Responsable	Informant, QA, Responsable	Algú ha congelat el tema. Es tracta els temes congelats com si estiguessin tancats, fins un canvi d'estat.
RESOLT	Responsable	Informant, QA	El responsable resol el tema. Vegeu les resolucions.
VERIFICAT	QA	Informant	El QA ha comprovat el tema. Quan no hi ha control de qualitat aquesta etapa no existeix i es passa directament a l'estat proper.
TANCAT	Informant, QA	Informant, QA	El tema és finalment tancat. Els temes tancats no surten directament en `Els meus temes`.

Guia de prioritats

Les prioritats del tema es numeren de P1 fins P5, sent P1 la més important /greu.

Prioritat	Explicació
P1	Funció (part identificable de la funcionalitat) no funciona, no existeix solució. Les dades es corrompen, pot derivar en pèrdua de dades. Error reproduïble, inevitable o punt mort. Bloqueja el curs d'altres, cap solució existeix. Text o gràfics incorrectes amb implicacions legals. Regressió en la funcionalitat o degradació del rendiment.
P2	Característica afectada significativament, una solució pot existir però és difícil d'usar o poc pràctic. Accident intermitent o bloqueig, passa amb força freqüència. Problema d'usabilitat crític. Greu problema de rendiment. Afecta el curs d'altres.
P3	Part d'una funció es veu afectada, una solució viable existeix. El rendiment és deficient. Alta visibilitat d'un problema d'usabilitat.
P4	Comportament incorrecte que no afecta la funcionalitat. Problema d'usabilitat menor. Aparença visual incorrecta.
P5	Causa inquietud, pertorbació menor / molèstia.

Bones pràctiques

El bon informant

Per a ser un bon informant cal tenir en compte que la persona que rebrà la informació no és dins el context on aquesta s'ha donat. El que segueix és una petita guia pel bon informant:

Omplir el sumari del tema

El sumari és el que surt en els llistats, el primer que es veu del tema. Per això la descripció que es doni en el sumari és la que identificarà el tema.

Malament: El procés falla.
Bé: El procés de cerca s'atura en el pas 5 donant l'error 60789.

Els temes poden ser publicables, es a dir, podrien sortir llistats en pàgines web relacionades amb l'empresa. No és bona idea incloure noms en els sumaris. Hi han altres eines, com els dossiers i les entitats relacionades, per saber de qui es parla o qui té el problema.

Incloure informació relacionada amb el tema

Es bo incloure en el comentari els recursos usats, possibles versions o números de sèrie. També està bé posar la periodicitat en que es reprodueix el tema.

Si es coneix, és una bona pràctica incloure un pas a pas per reproduir el cas. També què és el que s'esperava que fes.

Si hi han arxius relacionats, com PDFs, còpies de pantalla... és bo adjuntar-los al tema. Les còpies de pantalla s'haurien de adjuntar en format imatge (JPG, PNG...) ja que així son visibles sense necessitat de descarregar-les.

Fer cas dels missatges que vagi generant el tema

Un cop iniciat, un tema anirà generant missatges segons informin els participants. Un bon informant farà cas d'aquests missatges i prendrà les accions pertinents.

El responsable respon amb No hi ha prou informació: L'informant haurà de donar la informació requerida i reobrir el tema.
El responsable respon amb una resolució: L'informant acceptarà la resolució tancant el tema o la rebutjarà reobrint-lo.

És important incloure comentaris en cada canvi d'estat, per fer més fàcil la interpretació del canvi.

No fer copiar-i-enganxar

La informació cal interpretar-la i després escriure el que s'ha entès. Copiar-i-enganxar només pot portar confusió.

Evitar posar noms de persones que no intervinguin

Cal evitar l'esment a persones que no intervinguin en el tema, ja des d'un bon principi. Qui vulgui, o pugui, participar, ja ho farà pel seu compte.

No copiar-i-enganxar text que vingui d'altres converses i que contingui noms de persones. Evitar els 'tal ha dit'.

El bon responsable

Un bon responsable és aquell que resol els temes ràpida i eficaçment. Però també és aquell que detalla el motiu del problema i com ha arribat a solucionar-lo. Saber quin era el problema i què s'ha fet per resoldre'l pot ser de gran utilitat per a l'informant.

Mantenir les formes, per sobre la tensió de la feina

No cal ser educat (salutacions, abraços, etc.) ni fer comentaris punyents. L'ideal és provar a ser sintètic en les descripcions, sense afegir qüestions personals.

Hi ha moments, però, en que la defensa d'un tema pot portar a parlar d'estats d'ànim, molèsties i d'altres similars. És en aquests moments on un punt d'educació ho agrairan tots els implicats.

Hores, despeses i preu

Els temes permeten portar el compte d'acumulats estimats i reals per a les categories hores, despeses i preu. En l'ús normal, s'entén que els acumulats reals es resten dels d'estimacions, donant l'acumulat restant. Si això ho portem al dossier, aquests treballa amb els acumulats dels seus temes, respectant el tipus d'acumulat i la seva categoria.

Per a tots els casos que es veuran a continuació, els valors imputats a l'agregat tenen el mateix propòsit. És possible mesclar propòsits quan la categoria de l'agregat canvia.

Els usos més habituals dels acumulats

Aquests són casos d'ús adaptats al món real per usuaris de BS Dossiers.

Packs de manteniment

Els packs de manteniment porten la problemàtica dels diferents tipus d'hores. El cas que veurem inclou les hores preventives i les hores d'acció ràpida. La diferència entre els dos tipus és la manera com s'apliquen.

Exemple d'un dossier tipus pack de manteniment

Tipus d'hora	Com s'aplica	Preu	Hores contractades	Total
Preventiva	Via l'agenda de preferència del responsable. Es calcula basant-se en la duració de la rutina preventiva.	70€	5 / mes	350€
Acció ràpida	Per incidència en el concepte del manteniment. S'adapta al nombre d'incidències per un període estipulat.	140€	10 / mes	1.400€
		Totals mes	15 hores	1.750€

Per adaptar el funcionament a un dossier i portar el control d'hores, seguiríem aquestes passes:

Tema	Descripció	Hores estimades	Hores reals
Factura de manteniment	Crearem un tema indicant que és una factura de provisió pel manteniment. La quantitat d'hores serà la suma d'ambdós tipus, preventives i d'acció ràpida.
Intervenció preventiva	Crearem un tema indicant el tipus d'intervenció. És important esgotar les hores preventives acordades, donat que no tenim manera de diferenciar el tipus d'hora.
Acció ràpida	Crearem un tema indicant que és una acció ràpida. En casos reals, el client pot haver demanat una intervenció normal usant les hores del contracte.
Regularització per termini de període	Crearem un tema indicant que és una regularització per termini de període. Les hores poden ser negatives, amb l'objectiu de deixar l'acumulat a zero.

Al final del període contractat, es pot fer un seguiment de les hores contractades (estimades) i les sobrants. Aquest seguiment el poden fer també els clients amb el pack contractat, via els informes per correu o per accés a l'àrea de membres de la web.

Per casos on es consideri que la intervenció descompta d'hores d'acció ràpida i no ho és, es pot dividir per dos les hores imputades. Ex. 5 / 2 = 2.5. Aquest cas es dóna sovint en tancament de períodes i regularització d'hores.

Packs d'hores

Els packs d'hores són fàcilment controlables des d'un dossier específic.

Exemple d'un dossier tipus pack d'hores

Per adaptar el funcionament a un dossier i portar el control d'hores contractades vs. gastades, seguiríem aquestes passes:

Tema	Descripció	Hores estimades	Hores reals
Factura de pack d'hores	Crearem un tema indicant que és una factura de provisió d'hores. La quantitat d'hores serà quantitat total del pack.
Intervecions relacionades amb el pack	Crearem un tema indicant el motiu de la intervenció.

Des del dossier és visible el nombre d'hores restants al pack.

Control d'impagats

El control d'impagats es pot portar des d'un dossier específic. En aquest exemple usarem l'agregat de preu.

Exemple d'un dossier tipus control d'impagats

Per adaptar el funcionament a un dossier i portar el control dels imports impagats, els documents a què corresponen i les respostes del subjecte del dossier, seguiríem aquestes passes:

Tema	Descripció	Preu estimat	Preu real
Document impagat	Crearem un tema indicant quin és el document impagat. A preu posarem el total del document.
Pagaments totals o fraccionats	Crearem un tema indicant quin tipus de pagament és. El pagament el posarem a preu.
Contacte amb el subjecte per resoldre el pagament	Crearem un tema indicant com ens hem posat en contacte i amb qui hem parlat.

En el visor del dossier tindrem les quantitats degudes, les liquidades i el restant. Per aquest dossier és útil el visor d'activitat transversal dels temes. Aquest visor dóna una seqüència temporal de la relació amb el subjecte.

Activitat text vs parser

Els comentaris generats quan s'aporta informació d'un tema inclouen una versió text de les dades. Aquest text és el mostrat quan es veu l'activitat d'un tema. També és la informació que s'envia per correu als integrants del tema i en els resums d'activitat dels propietaris de dossier.

Un exemple del text rebut seria:

Canvis
Descripció []: Assegurar que es crida isEmpty() per permetre la gravació de tots els EntityComposer
Dossier []: BrightSide Application Framework
Prioritat [P3: Tinc una sol·lució]: P1: No puc continuar
Tipus [Tasca]: Acció correctiva
Versió []: 1.5

Participants
Informant: Someone
Responsable: Someone

Usant el parser

Amb la vinguda de les LastActivity com a secció externa de les Newsletter, el comentari d'activitat contenia més informació de la necessària per a cada data mostrada. Això ha obligat a crear un parser del text del comentari que permet tipificar les dades contingudes. El resultat és la possibilitat de retallar i donar format al contigut.

Un exemple de detall amb format de l'informe de darrera activitat seria:

578 » ASSEGURAR QUE ES CRIDA ISEMPTY() PER PERMETRE LA GRAVACIÓ DE TOTS ELS ENTITYCOMPOSER [1.5 » 9 FEBR. 2011] [ACCIÓ CORRECTIVA, NOU]

3 gen. 2017

Tipus: Tasca > Acció correctiva
Prioritat: P3: Tinc una sol·lució > P1: No puc continuar
Participants: Someone (Informant), Someone (Responsable)

Propietats

Les propietats que separa el parser són: comment, participants, attachments, description, prioritity, type, grouping, dossier, version, publishable, control, delivery, startDate, status, resolution, duplicated, hours, expenses, price, previsionHours, previsionExpenses, previsionPrice.