BrightSide Dossiers permet fer un seguiment relatiu a diferents tipus de informació. Un dossier és un grup de dades i canvis executats sobre aquestes dades. El dossier es pot fer servir com agrupació de documents i compartir-los amb els diferents participants del dossier. També permet el seguiment de temes, amb assignació de informants i responsables.

Usant el dossier com a...

Els dossiers es poden agrupar en categories, que poden identificar-se com a grups de treball.

Al donar nom a les categories, transformem el dossier en diferents tipus de grups d'informació. Aquestes categories son configurables pel usuari, o creades automàticament per altres mòduls BrightSide. Quan es creen automàticament, el dossier o tema queda associat a la entitat que l'ha creat.

Els atributs d'un dossier

Extensions

Tant dossiers com temes poden ser usats de manera no prevista inicialment, només aprofitant el flux de estats dels temes. Es poden crear extensions que siguin visibles a les web, públicament. Un exemple son les preguntes freqüents o l'assoliment d'objectius.

Es possible assignar camps definits a les categories de dossiers. Tots els dossiers de la categoria tindran camps addicionals d'informació.

Camps especials relacionats amb els emails

Les categories de dossiers permeten crear una estructura jeràrquica on assignar els dossiers i projectes que es vagin creant. Aquesta estructura té a més, un ordre jeràrquic real pel que fa als permisos d'usuari.

Les categories formen estructures d'arbre amb tantes branques com calguin. Els usuaris assignats a una categoria tindran els seus permisos propagats per a totes les branques inferiors. Les arrels són aquelles categories que no tenen una categoria pare.

Estructuració i bones pràctiques

L'ús de dossiers i projectes és prou transversal i adaptable com per a permetre crear arbres amb usos ben diferenciats. Un dels punts més feixucs és enfrontar-se a una estructura buida i projectar què necessitarem en el futur. Aquest epígraf és per ajudar a decidir quins són els nostres arbres.

Arrel de gestió i comptable

Aquesta arrel es crea automàticament quan s'utilitza la creació de temes i dossiers des de BS Financials. La categoria arrel es diu Financials i les branques són els tipus de contracte.

Els participants d'aquestes categories solen posar-se només a l'arrel i són part de l'administració de l'empresa.

L'ús immediat d'aquesta categoria és ordenar correctament les incidències produïdes per la relació comptable amb clients, proveïdors, col·laboradors, entitats tributàries i similars. Un exemple ràpid serien: la gestió d'impagats, les no-conformitats, els canvis en factures ja emeses, etc.

Les automatitzacions d'aquesta arrel creen les relacions pertinents entre:

• Contracte i dossier, afegint com a subjecte de dossier al contractant.
• Document i tema, donant nom al tema per poder identificar el document.

A més d'aquestes automatitzacions, és possible navegar del dossier al contracte, del tema al document i a l'inrevés.

Arrel d'àrees estratègiques

Tota activitat segueix estratègies que apunten a corregir-la i millorar-la. Un primer pas és descobrir quines són aquestes estratègies. En el cas d'una empresa de serveis, la categorització dels serveis probablement serveix. Per una empresa de fabricació, segurament seran les línies de treball que permeten que el producte es fabriqui i arribi al destinatari.

Veurem aquestes categories com a grups de treball inter-empresa i dinàmics. Cadascuna d'elles podrà tenir els seus responsables i beneficiaris, oferents i observadors.

Els elements dins aquesta arrel solen ser projectes que compleixen els següents requisits:

• Tenen un títol prou explicatiu.
• Tenen un codi intern de projecte.
• Tenen un objectiu entenedor i publicable.

Arrel d'estructura interna

L'arrel d'estructura interna conté dossiers i projectes que solen ser interessants només per a les parts implicades. Alguns exemples d'aquesta arrel serien:

• Procediments interns.
• Creació de documentació interna.
• Gestió de personal.
• Gestió d'impagats (usant un dossier per subjecte i els visors d'activitat transversal)
• Gestió de packs d'hores (usant hores estimades per crear un tema per factura i hores reals per temes que consumeixin hores)

Els participants d'aquesta arrel solen ser els responsables de cada punt. La part externa interessada participa només en els dossiers que els hi pertoquen.

Les arrels i la seva visibilitat

Filtres per a seleccionar una arrel

Els temes de BrightSide Dossiers apunten accions concretes a una resolució final.

Els temes son un sistema de seguiment. El seu principal objectiu és reunir els defectes, millores, característiques i similars, i redirigir-los a responsables. Per l'usuari, constitueix una eina per solucionar, millorar o realitzar qualsevol objectiu, alhora que reuneix tota l'informació en un sol lloc.

Els atributs d'un tema

Participants

Informant

L'informant és que qui va crear el tema, ja sigui donant-lo d'alta o informant del mateix. Durant la vida del tema, d'altres podran inserir comentaris o obtenir funcions específiques.

Responsable

El tema necessita un responsable. En cas de no indicar quin és, el sistema assigna a la persona que dona d'alta el tema. Responsables són els que poden resoldre el problema, o tenen intenció de fer-ho.

Control de qualitat

Els temes amb un control de qualitat assignat, tenen un pas més a cobrir dins el flux del tema: la verificació. Només el contacte assignat com a QA és qui pot verificar la resolució.

Assistent

No té cap responsabilitat. Només rep informació de com avança el tema i pot afegir comentaris.

Inici i final d'un tema

El tema no necessita de l'existència del control de qualitat, així com qui verifica o tanca els temes. No és important, ja que tots els implicats en el tema seran sempre notificats dels canvis.

Sense QA.

1. L'informant obre un tema.
2. El responsable l'accepta.
3. S'intercanvia informació... (Incidències, comentaris, etc.)
4. El responsable resol el problema.
5. L'informant tanca el tema o si no hi està d'acord, el reobre.

Amb QA.

1. L'informant obre un tema.
2. El responsable l'accepta.
3. S'estableix un QA.
4. S'intercanvia informació... (Incidències, comentaris, etc.)
5. El responsable resol el problema.
6. El QA verifica la resolució.
7. L'informant tanca el tema o si no hi està d'acord, el reobre.

Els temes poden veure's com a llistat d'activitat d'un dossier. Per a dossiers amb molta activitat, aquest tipus de visor té poca utilitat. També és poc útil per a trobar temes concrets quan es desconeix a quin dossier han estat associats. Per a resoldre les diferents necessitats que adrecen els temes, el mòdul de dossiers dóna diferents visors de temes.

Els meus temes

El visor de Els meus temes dóna una visió global dels temes pendents, sigui dins el context de dossier, de categoria o total.

Els meus temes s'ordena per estats, prioritats i tipus, sent sensible a la persona que ho consulta. Dins l'ordenació es contemplen les agrupacions Data sobrepassada, Per fer, Per supervisar, Reunió demanada, Per venir i Congelats. Un mateix tema seria dins Per fer si ho consultés el responsable i dins Per supervisar si ho fes l'informant.

Kanban

És un subconjunt de les opcions que dóna Els meus temes i es mostra en tres columnes: Per fer, En progrés i Fet. El visor Kanban del mòdul de dossiers dóna per fets aquells temes resolts i encara no tancats. Degut a la quantitat de temes que es podrien crear dins un sol dossier, no té massa sentit mostrar els temes ja tancats.

Visor de tasques

Mostra els temes com un llistat de temes, podent seleccionar veure només els oberts. La diferència del llistat normal és que mostra d'una manera molt clara quins són els temes que depenen de la terminació o l'inici d'altres.

Gantt

Genera una gràfica Gantt amb les dades dels temes. Quan no s'han assignat hores estimades, li assigna 1 hora al tema. Si hi ha hores reals, ho mostra en una barra sobreposada.

Graph

Genera un graph amb les relacions del temes. La diferència amb el visor de tasques és que permet amagar els temes que no siguin fites, facilitant la tasca de treballar arbres complexes amb fites.

Les prioritats del tema es numeren de P1 fins P5, sent P1 la més important /greu.

El bon informant

Per a ser un bon informant cal tenir en compte que la persona que rebrà la informació no és dins el context on aquesta s'ha donat. El que segueix és una petita guia pel bon informant:

Omplir el sumari del tema

El sumari és el que surt en els llistats, el primer que es veu del tema. Per això la descripció que es doni en el sumari és la que identificarà el tema.

• Malament: El procés falla.
• Bé: El procés de cerca s'atura en el pas 5 donant l'error 60789.

Incloure informació relacionada amb el tema

Es bo incloure en el comentari els recursos usats, possibles versions o números de sèrie. També està bé posar la periodicitat en que es reprodueix el tema.

Si es coneix, és una bona pràctica incloure un pas a pas per reproduir el cas. També què és el que s'esperava que fes.

Si hi han arxius relacionats, com PDFs, còpies de pantalla... és bo adjuntar-los al tema. Les còpies de pantalla s'haurien de adjuntar en format imatge (JPG, PNG...) ja que així son visibles sense necessitat de descarregar-les.

Fer cas dels missatges que vagi generant el tema

Un cop iniciat, un tema anirà generant missatges segons informin els participants. Un bon informant farà cas d'aquests missatges i prendrà les accions pertinents.

• El responsable respon amb No hi ha prou informació: L'informant haurà de donar la informació requerida i reobrir el tema.
• El responsable respon amb una resolució: L'informant acceptarà la resolució tancant el tema o la rebutjarà reobrint-lo.

És important incloure comentaris en cada canvi d'estat, per fer més fàcil la interpretació del canvi.

No fer copiar-i-enganxar

La informació cal interpretar-la i després escriure el que s'ha entès. Copiar-i-enganxar només pot portar confusió.

Evitar posar noms de persones que no intervinguin

Cal evitar l'esment a persones que no intervinguin en el tema, ja des d'un bon principi. Qui vulgui, o pugui, participar, ja ho farà pel seu compte.

No copiar-i-enganxar text que vingui d'altres converses i que contingui noms de persones. Evitar els 'tal ha dit'.

El bon responsable

Un bon responsable és aquell que resol els temes ràpida i eficaçment. Però també és aquell que detalla el motiu del problema i com ha arribat a solucionar-lo. Saber quin era el problema i què s'ha fet per resoldre'l pot ser de gran utilitat per a l'informant.

Mantenir les formes, per sobre la tensió de la feina

No cal ser educat (salutacions, abraços, etc.) ni fer comentaris punyents. L'ideal és provar a ser sintètic en les descripcions, sense afegir qüestions personals.

Hi ha moments, però, en que la defensa d'un tema pot portar a parlar d'estats d'ànim, molèsties i d'altres similars. És en aquests moments on un punt d'educació ho agrairan tots els implicats.

Els temes permeten portar el compte d'acumulats estimats i reals per a les categories hores, despeses i preu. En l'ús normal, s'entén que els acumulats reals es resten dels d'estimacions, donant l'acumulat restant. Si això ho portem al dossier, aquests treballa amb els acumulats dels seus temes, respectant el tipus d'acumulat i la seva categoria.

Per a tots els casos que es veuran a continuació, els valors imputats a l'agregat tenen el mateix propòsit. És possible mesclar propòsits quan la categoria de l'agregat canvia.

Els usos més habituals dels acumulats

Aquests són casos d'ús adaptats al món real per usuaris de BS Dossiers.

Packs de manteniment

Els packs de manteniment porten la problemàtica dels diferents tipus d'hores. El cas que veurem inclou les hores preventives i les hores d'acció ràpida. La diferència entre els dos tipus és la manera com s'apliquen.

Exemple d'un dossier tipus pack de manteniment

Per adaptar el funcionament a un dossier i portar el control d'hores, seguiríem aquestes passes:

Al final del període contractat, es pot fer un seguiment de les hores contractades (estimades) i les sobrants. Aquest seguiment el poden fer també els clients amb el pack contractat, via els informes per correu o per accés a l'àrea de membres de la web.

Packs d'hores

Els packs d'hores són fàcilment controlables des d'un dossier específic.

Exemple d'un dossier tipus pack d'hores

Per adaptar el funcionament a un dossier i portar el control d'hores contractades vs. gastades, seguiríem aquestes passes:

Des del dossier és visible el nombre d'hores restants al pack.

Control d'impagats

El control d'impagats es pot portar des d'un dossier específic. En aquest exemple usarem l'agregat de preu.

Exemple d'un dossier tipus control d'impagats

Per adaptar el funcionament a un dossier i portar el control dels imports impagats, els documents a què corresponen i les respostes del subjecte del dossier, seguiríem aquestes passes:

En el visor del dossier tindrem les quantitats degudes, les liquidades i el restant. Per aquest dossier és útil el visor d'activitat transversal dels temes. Aquest visor dóna una seqüència temporal de la relació amb el subjecte.

Els comentaris generats quan s'aporta informació d'un tema inclouen una versió text de les dades. Aquest text és el mostrat quan es veu l'activitat d'un tema. També és la informació que s'envia per correu als integrants del tema i en els resums d'activitat dels propietaris de dossier.

Un exemple del text rebut seria:

Usant el parser

Amb la vinguda de les LastActivity com a secció externa de les Newsletter, el comentari d'activitat contenia més informació de la necessària per a cada data mostrada. Això ha obligat a crear un parser del text del comentari que permet tipificar les dades contingudes. El resultat és la possibilitat de retallar i donar format al contigut.

Un exemple de detall amb format de l'informe de darrera activitat seria:

Propietats

Les propietats que separa el parser són: comment, participants, attachments, description, prioritity, type, grouping, dossier, version, publishable, control, delivery, startDate, status, resolution, duplicated, hours, expenses, price, previsionHours, previsionExpenses, previsionPrice.