Convocatòries | Turró.Org

L'API de convocatòries permet crear convocatòries basades en els participants en entitats de qualsevol mòdul BrightSide.

Com funciona?

Les convocatòries es composen dels següents camps:

Descripció	Nom de la convocatòria. Surt en el calendari i com a subjecte dels correus.
Organitzador	Contacte que convoca. Si el correu es correspon al domini del BaaS, serà l'utilitzat quan s'envií la convocatòria. En cas de no correspondre, s'usaria el correu per defecte.
Data inici i data final	Les dates de l'esdeveniment.
Lloc	Lloc de l'esdeveniment.
En línia	Indica que l'esdeveniment es fa en línia.
URL	L'adreça per poder accedir a l'esdeveniment. Aquesta adreça només es fa pública a les persones convocades, via email, consultant l'àrea d'usuaris o la pàgina web de l'esdeveniment.
Entitat	Entitat BrightSide d'on s'agafen els assistents. La convocatòria pot afegir de l'entitat o fer un afegit profund, usant altres entitats relacionades. Per ex. Dossier i Categoria.
Text	Text explicatiu de l'esdeveniment.
Assistents	Contactes assistents a la convocatòria. Poden afegir-se de l'entitat o directament.

Els camps de la convocatòria estan pensats per ser compatibles amb els que formen l'especificació iCal, exceptuant el text, que admet format en HTML (el wiki es transforma en HTML estàndard). Per tal que el text s'inclogui dins iCal, es genera una versió en text pla, sense imatges ni format.

Organitzador, assistents i calendari

Les convocatòries queden registrades en els calendaris BrightSide de l'organitzador i els assistents. Aquests calendaris es poden importar a diferents plataformes de calendari i dispositius.

Apart del calendari BrightSide, les convocatòries poden enviar-se per correu. Quan es segueix aquest mètode, els correus són de organitzador a assistent, un a un i privat. Dins cada correu s'inclou l'esdeveniment en format iCal. Com el comportament varia segons les plataformes, cal tenir en compte:

L'organitzador no podrà confirmar-se ell mateix, per tant, no tindrà cap entrada en el calendari.
Els assistents si que rebran la convocatòria i podran acceptar-la.

Les convocatòries poden usar-se com a control de registre i assistència per a trobades, cursos o qualsevol altre esdeveniment.

El codi QR no es genera en el cas d'esdeveniments en línia.

Control d'assistència

Els correus enviats als contactes convocats inclouen un codi QR amb un text indicant que servirà per a validar l'assistència.

Guardi aquest codi QR

Aquest codi s'utilitzarà per a validar la seva assistència.

En el registre d'assistents previ a l'acte els contactes registrats i en possessió del codi QR podran ser validats fent una lectura del codi. La lectura de codi la podrà fer un usuari registrat i pertanyent al grup social Auxiliars d'esdeveniments.

Els contactes amb l'assistència validada es veuran dins la fitxa de la convocatòria amb una marca d'assistència.

Sistema d'auto-registre a la convocatòria

Una convocatòria pot admetre que els contactes puguin registrar-se (afegir-se a la convocatòria). Quan s'habiliti el registre a la convocatòria, caldrà tenir en compte:

Els contactes que es registrin rebran immediatament un correu amb el codi QR. Aquest QR serà vàlid fins la data de la convocatòria.
Per controlar quins usuaris poden registrar-se, s'hauran de poder diferenciar per algun dels rols adquirits del seu grup social dins el BaaS. Habitualment el rol concret es defineix dins xproles-site.xml.

En cas de canvi de dates, s'hauran de tenir en compte els dies de validesa del codi QR. Si es passa a una data posterior, els codis no seran vàlids en el moment de validar l'assistència. Després d'un canvi, si s'envia un correu a tots els convocats, el nou codi QR serà bo.

Creant el context de registre

Ens posarem en mode administració web i crearem un context restringit pel rol escollit.

El rol tindrà la forma [entitat]:[permís] quan s'escullin usuaris determinats.
El rol tindrà la forma user:in per admetre qualsevol contacte registrat al BaaS.

La restricció de rol no pot estar en cap cas buida, per evitar que visitants no registrats puguin iniciar una acció de registre fallida, sense contacte valid.

Un cop creat el context, l'editarem afegint la macro {@entity-ctrl:convocation-ctrl:/convocation/[id_convocatòria]}, sent [id_convocatòria] igual al id de la pestanya convocatòria dins el BaaS.

Visualització de la convocatòria dins el context

Un cop gravat el context, es mostrarà la convocatòria seleccionada. El format serà:

Títol de la convocatòria.
Etiquetes amb data inici, data final, localització i entitat relacionada.
Text de la convocatòria, amb les macros de correu traduïdes al context web.
Control d'assistència segons els següents casos:

Si la convocatòria està esgotada, no es mostra res més.
Si la convocatòria és vàlida i l'usuari no està registrat, es mostra un botó de registre.
Si la convocatòria és vàlida i l'usuari està registrat, es mostra el codi QR pel control d'assistència.